Rejoignez l'École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT)
Fondée en 1825, l’ENVT est la plus ancienne des grandes écoles toulousaines et bénéficie d’une renommée nationale et internationale. Elle fait partie des quatre Écoles Nationales Vétérinaires Françaises (ENVF) et relève du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire. Véritable pôle d’excellence, l’ENVT est un acteur clé de la formation vétérinaire, de la recherche et de l’innovation en santé animale.
L’ENVT se distingue par son engagement en recherche, en partenariat avec l’INRAE, l’INSERM et l’Université de Toulouse, garantissant un enseignement de pointe et une expertise scientifique reconnue. Ancrée dans les territoires d’Occitanie, l’école allie tradition et modernité en proposant des activités cliniques variées et en développant des collaborations internationales avec plus de 36 accords bilatéraux.
Située sur un campus exceptionnel de 54 hectares à quelques kilomètres du centre-ville de Toulouse, l’ENVT offre un cadre de travail unique, entre espaces boisés, installations modernes et infrastructures dédiées au bien-être animal. Rejoindre l’ENVT, c’est intégrer une communauté dynamique et passionnée, tournée vers l’innovation et l’excellence.
A l’accueil des consultations, assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l’encadrement des étudiants pendant leur rotation à l’accueil.
Cette activité comprend l’accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.
Description des missions :
Assurer l’accueil téléphonique des clients :
Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l’application Sirius
Informer le client sur les modalités d’accès au centre hospitalier
Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
Assurer l’accueil physique des clients
Accueillir, prendre note de l’arrivée des clients et orienter les clients.
Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l’application Sirius
Mettre à jour les données du client
Gestion administrative des dossiers clients
Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires)
Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente.
Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau.
Caisse du CHUVAC
Accueil des clients qui viennent payer leurs factures
Encaissements
Contrôle de la caisse
Encadrement des étudiants
Former les étudiants de A4 en rotation à l’accueil aux bonnes pratiques d’enregistrement et de d’élaboration des dossiers clients.
Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.
Poste sur 38h15, payé 35h avec 25 RTT. Pas de temps partiel possible.
Planning sur 4.5 jours dans les horaires de l'accueil (8h-18h30)
Environnement stimulant dans un cadre hospitalier vétérinaire.
Participation à des projets d’amélioration et d'optimisation des pratiques professionnelles.
Les diplômes d'ASV ou secrétaire médical(e) seront privilégiés.
Savoirs
Connaissance du vocabulaire médical
Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil (écouter, savoir répondre)
Capacités à analyser le caractère d’urgence d’une demande
Capacités à hiérarchiser l’importance des appels téléphoniques.
Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
Connaissance de l’environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
Rédaction de courriels.
Savoir être
Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
Sens de la confidentialité des informations.
Capacité à travailler en équipe
Rigueur dans l’exécution des missions et respect des procédures en place