Créée en 1825, l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT), la plus ancienne des grandes écoles toulousaines, s’est forgée de longue date une renommée nationale et internationale. C’est l’une des quatre Ecoles nationales vétérinaires françaises (ENVF) et l’un de 12 établissements publics d’enseignement supérieur agronomique, vétérinaire et forestier, sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire.
Ses activités de recherche, conduites en partenariat avec INRAE, l’INSERM, des équipes de l’Université de Toulouse, témoignent de la qualité de son travail scientifique.
Ancrée dans les terroirs d’Occitanie (ruraux et urbains) par ses activités cliniques, l’ENVT a su également s’ouvrir à l’international. L’école est, en effet, impliquée dans 36 accords bilatéraux, offrant ainsi de nombreuses possibilités de mobilité à ses étudiants, enseignants et chercheurs.
L’ENVT forme ainsi depuis des décennies des vétérinaires – biologistes de haut niveau, médecins et chirurgiens – tournés vers le monde animal (de compagnie, de sport ou de production). Autant de praticiens qui en contribuant au bien-être animal ou à la qualité des animaux d’élevage, participent à garantir la santé publique.
Intégrer l’ENVT c’est aussi intégrer un campus exceptionnel de 54 hectares, situé à quelques kilomètres seulement du centre-ville de Toulouse. Bordé au nord par la coulée verte qui serpente le long du « Touch », il abrite un centre équestre et offre à ses étudiants de belles escapades à pied ou à cheval entre espaces boisés et rive de la Garonne.
Une école où il fait bon vivre, travailler et étudier.
Objectifs du poste : Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.
L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).
Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports
Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels, maîtres de stage, développeurs et pilotes des bases numériques pour la gestion des stages, gestionnaires des stages des autres ENV
L’agent :
assure la gestion de l’étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l’admission jusqu’aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme (internats cliniques) ;
accueille, informe, oriente et accompagne les usagers ;
contribue au pilotage de l’activité.
Gestion administrative de la scolarité
Participer à l’organisation et à la gestion des campagnes d’admissions, de préinscriptions et d’inscriptions des étudiants
Participer à la gestion des moyens (humains et matériels) pour l’enseignement
Gestion des stages
Assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs (France et étranger)
Mise à disposition des informations sur les stages
Suivi des demandes de stages
Suivi des conventions en lien avec les parties concernées
Suivi des stages effectués (différentes évaluations, bilans)
Organiser les soutenances pour les stages obligatoires en année A2 et A3
Collecte des notes des évaluations de stage et organisation des rattrapages
Collecte des validations des enseignements optionnels en année d’approfondissement
Assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural portés par l’ENVT pour les autres ENV françaises
Centralisation de données EXCEL / Base SPHINX / Accréditation des structures d’accueil
Appui au directeur des formations pour préparation des rapports d’exécution (bilan des stages tutorés)
Gestion des bourses pour les stages à l’international
Gestion de la bourse mobilité DGER / Gestion de la bourse AMOPA
Communiquer aux étudiants les droits aux bourses
Accompagner le responsable dans la présentation des bourses
Assurer l’interface avec les étudiants pour enregistrer les dossiers et s’assurer de leur complétude
Communiquer avec les mandataires afin de transmettre les dossiers et recevoir les décisions d’attribution
Accueil et secrétariat
Accueil physique, téléphonique et électronique et suivi des demandes
Elaboration de documents administratifs en lien avec l’activité du service
Suivi des dossiers du service en lien avec les autres membres de l’équipe
Elaboration et suivi du dossier administratif des accidents du travail pour les étudiants
Informations internes et externes à destination des usagers et partenaires
Diffusion des informations liées à l’activité via différents canaux (supports physiques et électroniques)
Classement et archivage de documents
Gestionnaire budgétaire en appui (utilisation de l’outil PEP Prémium)
Conditions particulières d’exercice : Activité dense avec des pics de charge impliquant une nécessité de présence aux périodes suivantes : décembre, mai à juillet
Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Cadre réglementaire de l’éducation et de l’enseignement supérieur
Environnement institutionnel de l’ENVT
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte de manière synthétique
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe (open-space)
Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité (Plateforme de gestion des stages STAGEVET)
Disposer d’une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité
Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
Devoir de réserve et de confidentialité