Créée en 1825, l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT), la plus ancienne des grandes écoles toulousaines, s’est forgée de longue date une renommée nationale et internationale. C’est l’une des quatre Ecoles nationales vétérinaires françaises (ENVF) et l’un de 12 établissements publics d’enseignement supérieur agronomique, vétérinaire et forestier, sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire.
Ses activités de recherche, conduites en partenariat avec INRAE, l’INSERM, des équipes de l’Université de Toulouse, témoignent de la qualité de son travail scientifique.
Ancrée dans les terroirs d’Occitanie (ruraux et urbains) par ses activités cliniques, l’ENVT a su également s’ouvrir à l’international. L’école est, en effet, impliquée dans 36 accords bilatéraux, offrant ainsi de nombreuses possibilités de mobilité à ses étudiants, enseignants et chercheurs.
L’ENVT forme ainsi depuis des décennies des vétérinaires – biologistes de haut niveau, médecins et chirurgiens – tournés vers le monde animal (de compagnie, de sport ou de production). Autant de praticiens qui en contribuant au bien-être animal ou à la qualité des animaux d’élevage, participent à garantir la santé publique.
Intégrer l’ENVT c’est aussi intégrer un campus exceptionnel de 54 hectares, situé à quelques kilomètres seulement du centre-ville de Toulouse. Bordé au nord par la coulée verte qui serpente le long du « Touch », il abrite un centre équestre et offre à ses étudiants de belles escapades à pied ou à cheval entre espaces boisés et rive de la Garonne.
Une école où il fait bon vivre, travailler et étudier.
Objectifs :
Au sein de la Direction des études et de la vie étudiante, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs.
L’agent gestionnaire de scolarité :
- assure la gestion de l’étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l’admission jusqu’aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme,
- accueille, informe, oriente et accompagne les usagers,
- contribue au pilotage de l’activité en collaboration avec les autres gestionnaires.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion des stages
• Assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs (France et étranger) :
- Mise à jour et diffusion des informations sur les stages en relation avec les responsables pédagogiques et le responsable de la Commission des stages
- Suivi et validation des demandes de stages
- Suivi des conventions en lien avec les parties concernées : circuit des signatures, avenants
- Suivi des stages effectués : enregistrement des évaluations, organisation des soutenances, collecte et enregistrement des résultats pour validation et attribution des crédits ECTS en lien avec la gestionnaire chargée du suivi de la scolarité des étudiants
- Organisation des rattrapages en appui aux responsables pédagogiques
- Production des bilans annuels par promotion
- Suivi des stages réalisés dans le cadre des enseignements optionnels en année d’approfondissement A6 en lien avec les enseignants référents et la gestionnaire chargée du suivi de l’année A6
• Assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural (STER), politique publique portée par l’ENVT pour les 4 ENV pour les étudiants en année A6 :
- Préparation des réunions du Comité de pilotage national pour la sélection des structures vétérinaires accueillant des stagiaires : centralisation et actualisation des données de la Base SPHINX « STER », édition des tableaux de suivi
- Information des structures d’accueil
- Suivi des conventions pour les STER des étudiants de l’ENVT, enregistrement des données pour versement des indemnités et bourses
- Préparation du rapport d’exécution de l’ENVT en appui au directeur des formations et au directeur des études et de la vie étudiante
Gestion des bourses
- Informer les étudiants des droits aux différentes bourses et des plannings à respecter pour leur demande
- Assurer l’interface avec les étudiants pour enregistrer les dossiers et s’assurer de leur complétude
- Communiquer avec les mandataires afin de transmettre la demande pour les étudiants de l’ENVT et recevoir les décisions d’attribution
- Sélection des étudiants bénéficiaires en fonction des dotations attribuées, en appui au responsable de la Commission des stages et au directeur des études et de la vie étudiante
- Information des étudiants bénéficiaires et enregistrement des données bancaires pour versement des bourses
MISSIONS TRANSVERSALES
Accueil et secrétariat :
- Accueil physique, téléphonique et électronique et suivi des demandes
- Elaboration de documents administratifs en lien avec l’activité du service
- Elaboration et suivi du dossier administratif des accidents du travail
- Informations internes et externes à destination des usagers et partenaires
- Diffusion des informations liées à l’activité via différents canaux (supports physiques et électroniques), y compris les offres de stages ou d’emplois étudiants
- Classement et archivage de documents
Connaissances
⋅ Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
⋅ Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
⋅ Cadre réglementaire de l’éducation et de l’enseignement supérieur
⋅ Environnement institutionnel de l’ENVT
⋅ Techniques d'élaboration de documents
⋅ Techniques de communication
Compétences opérationnelles
⋅ Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
⋅ Savoir rendre compte de manière synthétique
⋅ Communiquer et faire preuve de pédagogie
⋅ Mettre en œuvre des procédures et des règles
⋅ Travailler en équipe
⋅ Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité
⋅ Disposer d’une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
⋅ Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité
Compétences comportementales
⋅ Sens de l'organisation
⋅ Rigueur / Fiabilité
⋅ Adaptabilité
⋅ Sens relationnel / Capacité d’écoute
⋅ Empathie et capacité d’écoute pour travailler en collaboration étroite avec les collègues
⋅ Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
⋅ Devoir de réserve et de confidentialité